קורה לכם שכל היום עבדתם אבל שום דבר לא התקדם?
זמן הוא המשאב היקר ביותר בכל עסק ובחיים בכלל, ולמעשה זהו המשאב היחיד שלא תוכלו לקבל חזרה, אז חשוב מאוד שתעשו בו שימוש יעיל וחכם.
טיפ מס' 1: סדרי עדיפויות
לכולנו מצטברות משימות רבות לאורך היום, אבל איך מחליטים איזו משימה לעשות קודם? אם תלכו לפי האינטואיציה, קרוב לוודאי שתטפלו רק בדברים הדחופים, אבל מה עם מה שחשוב?
אז יש שיטה פשוטה שתעזור לכם למפות את המשימות ולדעת באיזה סדר לטפל בהן.
קחו דף, שרטטו ריבוע גדול ובתוכו 4 ריבועים שווים בגודלם – כמו בדוגמא כאן. בציר האופקי רשמו דחוף / לא דחוף, ובציר האנכי חשוב, לא חשוב. עכשיו רשמו את המשימות בכל רביע, משימה חשובה ודחופה תהיה למשל: דו"ח שצריך להכין לרואה חשבון ולהגיש לרשויות המס.
משימה לא דחופה אך חשובה, היא למשל לתכנן מהלך שיווקי להגדלת המכירות בחגים. המשיכו למלא את הטבלה. כשתסיימו, כמו בדוגמא, תוכלו לגשת לביצוע המשימות.
התחילו לבצע את המשימות ברביע 1. אלו הדברים שדורשים טיפול מיידי: כיבוי שרפות ומשברים. משם המשיכו לרביע 2 - משימות חשובות אך לא דחופות. כאן רבים טועים וממשיכים למשימות הדחופות אך הלא חשובות – כי הן קלות יותר לביצוע. אך המשימות ברביע 2 הן החשובות ביותר בכל המטריצה, כיוון שהן אלו שמפתחות את היכולות שלכם כעסק ומקטינות את המשימות הדחופות בעתיד.
בסופו של דבר, חשוב יותר לעשות את הדברים הנכונים, מאשר לעשות את הדברים בצורה נכונה.
טיפ מס' 2: מיקוד
מיקוד הוא קריטי על מנת שתוכלו לקחת את העסק קדימה. פעולה פשוטה של תכנון ורישום בכל בוקר, תעזור לכם להיות ממוקדים. פשוט הקדישו את חמש הדקות הראשונות בכל יום, לרשימת משימות יומית. מומלץ גם לרשום בצד, כמה זמן אתם צופים שתקדישו לכל משימה. רצוי לרשום משימות כמה שיותר ספציפיות וקטנות, ולא משימות שיכולות להימרח על פני שעות רבות – כי משימות כאלו, אנו נוטים לדחות.
לאורך היום סמנו V ליד המשימות שביצעתם, כך שבסופו של דבר תסתכלו על הרשימה ותלמדו האם התכנון שלכם היה אפקטיבי. ולא רק זה, תקבלו תחושה טובה יותר לגבי ההספק שלכם. תמיד יש מקום לגמישות, אבל אתם תראו מהר מאוד שככל שאתם עושים זאת יותר פעמים, אתם מצליחים לשמור על מיקוד ולדייק יותר.
בנוסף, כשאתם ממוקדים ומטפלים בנושא כלשהו והקדישו לו את כל תשומת הלב והימנעו מ"זגזוג" בין משימות שונות. למשל, קיבלתם מייל בזמן שעשיתם משהו, הסתכלתם עליו וחוט המחשבה שלכם ניתק, עכשיו לוקח למוח שלכם כמה דקות להתאפס שוב ולחזור למה שעבדתם עליו. נשמע מוכר? אל תתנו לזה לקרות.
קבעו חלון זמן ספציפי לטפל במשימות דומות, למשל שעה ביום שבה אתם מטפלים רק במיילים, כדי לא לתת להם להסיח לכם את הדעת במשך כל היום.
טיפ מס' 3: חוק ה-2 דקות
זה ממש פשוט, ועוזר לשמור על ראש ושולחן נקי.
אם אתם נתקלים במשימה קטנה שניתן לסיימה ב-2 דקות, בצעו אותה מיד. כי אם כבר לקחתם לעצמכם את הזמן להבין מה אתם נדרשים לעשות, חבל לחזור על פעולה זו שוב כשתגיעו בהמשך השבוע לבצע משימה זו. זה יכול להיות למשל מענה על מייל קצר (שלא הופך לשיחה), שיחה שצריך לעשות עם ספק, או להחליף טיונר במדפסת. JUST DO IT.
עד כאן להפעם, מקווים שנהניתם ולמדתם משהו חדש!
לפרק החמישי בסדרה "3 טיפים לשיפור שפת הגוף שיעזרו לעסק שלך" לחץ כאן >>
רוצים לקבל את הטיפים הכי טובים שלנו להתנהלות נכונה ויעילה בעסק שלכם?
עשו לייק לעמוד שלנו, או הרשמו לערוץ שלנו ביוטיוב וקבלו מידי שבוע שיטות
נוספות שיעזרו לכם לעבוד בצורה יעילה, לחסוך בהוצאות ולהגדיל את העסק שלכם.
מאחלים לכם יום עבודה פורה !
טיפ נוסף - תבחר את האנשים הנכונים לעבוד איתם. הכימיה בעבודה יכולה לשנות את המצב פלאים